Situation skizzieren: Warum Priorisierung jetzt anders aussehen muss
Plötzliches Halbieren von Budget und Ressourcen ist kein theoretisches Szenario, das nur in Workshops vorkommt — das passiert in echten Unternehmen, oft mitten in laufenden Digitalisierungsinitiativen. In solchen Momenten darf Priorisierung nicht länger ein Bauchgefühl oder ein politisches Kompromisspapier sein. Ich handle dann so, dass wir schnell handlungsfähig bleiben und gleichzeitig maximalen Geschäftswert sichern.
Meine Prämissen für die Priorisierung
Bevor ich einzelne Projekte bewerte, stelle ich drei unverrückbare Prämissen auf:
Das Bewertungsmodell: Was ich in die Waagschale werfe
Ich nutze eine kombinierte Bewertungsmatrix aus Impact, Zeit bis zum Nutzen, Aufwand und Abhängigkeiten — angelehnt an Frameworks wie RICE oder ICE, ergänzt um ein Risiko- und Skalierungs-Kriterium. Wichtig: Die Skala ist bewusst simpel (1–5), damit Entscheidungen schnell getroffen werden können.
| Kriterium | Was es misst |
|---|---|
| Impact (1-5) | Wie stark das Projekt Umsatz, Kosten oder Kundenbindung beeinflusst |
| Time-to-Benefit (1-5) | Wie schnell der Nutzen realistisch eintritt |
| Effort (1-5, invertiert) | Ressourcenbedarf — hohe Werte bevorzugen niedrigen Aufwand |
| Dependencies (1-5, invertiert) | Wie unabhängig das Projekt ist (weniger Abhängigkeiten = besser) |
| Risiko & Skalierbarkeit (1-5) | Technisches/organisatorisches Risiko und Potenzial zur Skalierung |
Beispiel: Fünf Projekte, eine knappe Ressource
Angenommen, die fünf Projekte sind:
Ich bewerte jedes Projekt in der Matrix, addiere die Punkte und priorisiere entsprechend. Hier ein vereinfachtes Beispiel (Punkte zwischen 1 und 5, höher = besser):
| Projekt | Impact | Time-to-Benefit | Effort | Dependencies | Risiko/Skal. | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Automatisierung Rechnungen | 4 | 5 | 4 | 5 | 4 | 22 |
| Website-Relaunch (Conversion) | 3 | 4 | 3 | 4 | 3 | 17 |
| CRM-Migration | 4 | 2 | 2 | 2 | 3 | 13 |
| CDP | 5 | 2 | 2 | 1 | 2 | 12 |
| Mobile-App-Prototyp | 2 | 3 | 1 | 4 | 2 | 12 |
In diesem fiktiven Fall wäre die Rechnungsautomatisierung klar priorisiert, weil sie schnell messbaren Kostennutzen bringt und wenig Abhängigkeiten hat. Website-Maßnahmen kommen als zweites, da sie moderaten Impact bei relativ kurzer Time-to-Benefit bringen. CRM, CDP und App werden verschoben oder neu verhandelt.
Wie ich Projekte verkleinere oder umstrukturiere
Wenn Budget und Kapazität halbiert sind, stoppe ich keine Projekte stillschweigend — ich zerlege sie in kleinere, eigenständige Minimal Viable Initiatives (MVI). Das vermeidet „Alles-oder-Nichts“-Risiken.
Stakeholder-Management: So gewinne ich Unterstützung
Priorisierung ist nicht nur eine technische Übung — sie ist politisch und emotional. Ich handle so:
Messung und Steuerung: Welche KPIs ich nutze
Ich definiere für jedes Projekt maximal drei KPIs, die direkt mit Geschäftserfolg verbunden sind:
Wöchentliches Reporting in kompakten Dashboards hilft uns, schnell Kurskorrekturen vorzunehmen. Tools wie Power BI, Tableau oder auch Looker können hier helfen; für einfache Fälle genügt ein Google Sheets-Dashboard mit klaren Ampel-Logiken.
Szenarien-Planung: Was ich bereithalte, wenn es noch enger wird
Für den schlimmsten Fall erstelle ich zwei Szenarien:
Diese Szenarien werden vorab mit dem Vorstand abgestimmt, damit bei weiteren Kürzungen schnelle Entscheidungen möglich sind.
Praxis-Hack: Ein Entscheidungs-Template
Wenn Sie es direkt nutzen wollen, kopieren Sie dieses einfache Template in ein Sheet:
Füllen, summieren, priorisieren. Danach: Zwei Tage intensives Alignment mit Stakeholdern — dann handeln.
Bei knappen Ressourcen geht es nicht darum, alles perfekt zu machen. Es geht darum, richtige Kompromisse zu treffen, Transparenz zu schaffen und mutig kleine, messbare Schritte zu setzen, die das Unternehmen handlungsfähig halten. Auf Hgd Team teile ich dazu Checklisten und Templates, die Sie sofort anwenden können — prüfen Sie die Ressourcen auf https://www.hgd-team.de.
