Als Beraterin begleite ich regelmäßig Teams, die interne Prozesse automatisieren wollen – aber nur wenige schaffen es, in kurzer Zeit ein getestetes Minimalprodukt auf den Tisch zu bringen. In diesem Artikel schildere ich meinen pragmatischen Ansatz, wie Sie ein Minimal Viable Product (MVP) für interne Prozessautomation innerhalb von 90 Tagen validieren können. Keine Theorie: konkrete Schritte, Tools, typische Stolpersteine und Metriken, die ich in Projekten immer wieder einsetze.
Warum ein MVP für interne Automatisierung?
Viele Unternehmen starten mit großen Automatisierungsprojekten, die Monate — manchmal Jahre — dauern. Ergebnis: Überdimensionierte Lösungen, unklare Prioritäten und frustrierte Anwender. Ein MVP zwingt dazu, das kleinste, funktionale Produkt zu bauen, das echten Nutzen liefert und schnell Feedback ermöglicht. Für interne Prozesse heißt das: automatisieren, was die größte Zeitersparnis oder Fehlerreduktion bringt, und zwar so schlank wie möglich.
Agenda für 90 Tage — meine bewährte Struktur
Ich teile die 90 Tage in drei 30-Tage-Phasen. Jede Phase hat ein klares Ziel, Deliverables und Metriken.
Phase 1 — Problemdefinition & Prototyp
In den ersten 30 Tagen geht es darum, das Problem scharf zu definieren und einen einfachen Prototypen zu bauen, den Anwender wirklich testen können.
Konkrete Schritte:
Mein Tipp: Ein Klick-Dummy oder automatischer E-Mail-Workflow ist oft ausreichend, um das Konzept zu verifizieren. Wichtig ist, dass echte Nutzer das Tool im Alltag ausprobieren können.
Phase 2 — Beta-Implementierung & Messung
Nach dem Prototypen folgt die Beta, diesmal mit echten Daten und definierten KPIs.
Beispiel-KPI: Wenn die manuelle Bearbeitung eines Vorgangs bisher 20 Minuten dauerte, ist das Ziel für die Beta: ≤10 Minuten pro Vorgang und mindestens 30% Reduktion von Fehlern.
Phase 3 — Iteration, Pilot-Rollout & Entscheidung
Die letzten 30 Tage sind für Iterationen basierend auf Daten und ein kontrolliertes Rollout reserviert.
Praxisbeispiel: Rechnungsfreigabe in 90 Tagen
Ich habe dieses Vorgehen mehrfach für die Rechnungsfreigabe eingesetzt. Kurz zusammengefasst:
Tools, die ich empfehle (nach Einsatzszenario)
Je nach Komplexität nutze ich unterschiedliche Werkzeuge:
Typische Fehler — und wie Sie sie vermeiden
Meine Erfahrungen zeigen, dass Projekte oft an folgenden Punkten scheitern:
Vermeidung: Definieren Sie Success Criteria vor dem Bau, sammeln Sie Daten von Tag 1 und binden Sie Anwender in jede Iteration ein.
Entscheidungskriterien nach 90 Tagen
Am Ende der 90 Tage sollten Sie eine klare Empfehlung haben — skalieren, weiter iterieren oder zurückstellen. Wichtige Kriterien:
| Frage | Schwellenwert für "weiter skalieren" |
|---|---|
| Zeitersparnis pro Vorgang | >= 30% |
| Fehlerreduktion | >= 25% |
| CSAT (Pilotgruppe) | >= 4/5 |
| Break-even | <= 12 Monate |
Was ich von Ihnen erwarte — und wie ich unterstütze
Wenn Sie dieses 90-Tage-Programm anwenden wollen, empfehlen ich, folgende Ressourcen bereitzustellen: ein kleines Budget für Tools, 1–2 Product Owner aus dem Fachbereich, IT-Ansprechpartner für Rechte und Schnittstellen und eine Pilotgruppe von 10–20 Personen. Ich begleite Workshops zur Problemdefinition, unterstütze bei der Auswahl der Tools und helfe bei der KPI-Messung und Entscheidungsdokumentation.
Wenn Sie möchten, erstelle ich Ihnen gerne eine kurze 1‑Seiten-Roadmap für Ihr konkretes Prozessfeld — nennen Sie mir kurz Prozess, Ziel und verfügbare Tools, und ich antworte mit einem pragmatischen 90‑Tage-Plan.
